Kaip vesti efektyvią konferenciją

Mokslinėje ir verslo aplinkoje konferencija yra vienas efektyviausių komunikacijos būdų. Toks renginys leidžia apibendrinti sukauptą patirtį dominančiomis temomis, susipažinti su naujais pokyčiais pramonėje, užmegzti įdomius ryšius. Paprastai konferencija yra didelio masto, todėl ją reikia kruopščiai paruošti.

Jums reikės

• - patalpos;

• - mikrofonas;

• - vaizdo projektorius;

• - raštinės reikmenys;

• - vanduo ir užkandžiai.

Naudojimo instrukcija

1

Sudarykite konferencijos planą. Tai turėtų apimti tikslai ir uždaviniai, ataskaitų grafikas, dalyvių skaičius, reikalingi materialiniai ir techniniai ištekliai, renginio sąmata.

2

Nuspręskite dėl konferencijos vietos ir laiko. Pasirinkite erdvų kambarį, kuriame būtų galima priimti daug svečių. Iš anksto išsiaiškinkite, ar šiame kambaryje įmanoma prijungti reikalingą įrangą. Kalbant apie laiką, būtinai atsižvelkite į dalyvių interesus ir užimtumą. Pavyzdžiui, studentų konferencija, suplanuota penktadienio vakarą, gali sukelti ypač neigiamą požiūrį, nes šiuo metu jauni žmonės yra įpratę ilsėtis ar eiti namo.

3

Išsamiai sužinokite apie konferencijos temą. Tai būtina norint nustatyti ataskaitų tinkamumą ir mokslinę reikšmę. Kad konferencija taptų dinamiška ir nenuobodi, apsvarstykite joje esančius aštrius, mažai ištirtus ir prieštaringus klausimus. Pakvieskite pranešėjus suformuluoti savo požiūrį pasirinktais klausimais.

4

Sudarykite pranešėjų pristatymų tvarkaraštį. 30–40% laiko skirkite patiems pranešimams, o likusią dalį skirkite diskusijoms. Tai gyvos ir įdomios diskusijos, kurios daro konferenciją efektyvia. Parašykite reglamentą taip, kad viena problema logiškai pereitų prie kitos ir taptų diskusijos objektu.

5

Rūpinkitės materialine ir technine baze. Jums gali prireikti interaktyvios lentos, projektoriaus su ekranu, kompiuterio, mikrofono, flip diagramos su nuplėšiamais lapais, raštinės reikmenų. Ruošdamiesi konferencijai iš anksto patikrinkite garsą, vaizdo įrangos veikimą. Ant lentelių išdėstykite aplankus su renginio planu ir pagrindinėmis ataskaitų santraukomis dalyviams.

6

Praneškite konferencijos dalyviams ir svečiams apie artėjantį renginį. Kalbėtojams turi būti atlikta privaloma išankstinės registracijos procedūra. Jei konferencija yra pakankamai didelė, nepamirškite pakviesti spaudos atstovų ir fotografų.

Naudingi patarimai

Jei konferencija trunka pakankamai ilgai, pagalvokite apie gėrimus ir maistą. Kiekvienam dalyviui ant stalo galite dėti vandens butelius. Pertraukos metu svečiai gali mėgautis karštais gėrimais ir savitarnos stiliaus užkandžiais.